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      檔案寄存服務
    一、智能檔案管理系統
      華圖信息制定了專業的檔案寄存入庫流程圖,檔案運輸途中有專人專車押運,全程GPS監控,進出檔案館有Rfid系統監控,不僅可以保證客戶檔案安全放心,更可以讓檔案調閱快速便利。
     ?。ㄒ唬?、非接觸式數據采集
      RFID標簽極大地增強了庫房管理員對庫區檔案的信息收集、跟蹤能力,提高了作業效率,庫房管理員實現了庫房檔案的動態化管理。
     ?。ǘ?、快速掃描且一次性數據處理量大
      RFID讀寫設備可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案箱內容摘要信息等多項相關數據信息。讀寫器可以每秒讀取100個標簽的數據。
     ?。ㄈ?、標簽信息容量大,壽命長,可重復使用
      和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比,RFID標簽可存儲的數據量大大增加,可達1K甚至更大的容量;標簽的內容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能,從而可實現標簽的重復使用。
     ?。ㄋ模?、安全性高
      標簽的數據存取具有密碼保護,識別碼獨特殊,無法仿造,并且標簽指示加密技術,這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。
     ?。ㄎ澹?、抗污染性能強和耐久性
      傳統條形碼的載體是紙張,因此容易受到污染損壞,但RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外,由于條形碼是附于紙質檔案箱上,所以特別容易受到折損;RFID卷標是將數據存在芯片中,因此可以免受污染損壞。
     ?。?、體積小型化、形狀多樣化
      由于RFID識別標簽可制作貼紙型,具有超薄、尺寸小特點。此外,RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展,以應用于不同檔案。
     ?。ㄆ撸?、可重復使用
      條形碼印刷上去之后就無法更改,RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據,方便信息的更新。
     ?。ò耍?、穿透性和無屏障閱讀
      在被覆蓋的情況下,RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質,并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下,才可以辨讀條形碼
     ?。ň牛?、標簽具有EAS防盜功能
      配合智能安全檢測門,可以很好的防止檔案丟失,實現非法取走報警功能。
      系統的總體結構如下圖所示:
      1.png
      系統網絡拓撲結構如下圖所示:
      檔案移庫流程
      1、按照客戶要求對文檔歸類、整理并放置到華圖信息檔案箱內。
      2、將所有文件進行目錄索引,并在每個檔案箱上,粘貼檔案專用條形碼。
      3、對已裝箱的文檔貼上安全封條,完成打包工作。
      4、安排華圖信息檔案運輸車輛將客戶已裝箱檔案從客戶檔案所在地運往華圖信息檔案管理中心。
      5、將每一個文件箱上的條形碼用數據采集器進行條碼掃描,完成數據清單。
      6、按照每個檔案箱的序列號把每一箱檔案上架至指定區域,完成實物上架.
      7、把采集到的條形碼數據上傳至華圖信息庫房檔案集中管理系統。
      檔案收取與遞送服務
      華圖信息檔案庫的派送與提取服務絕不是簡單的物品派送。在整個送達的過程中,派送的檔案文件均由華圖信息公司專有的條形碼系統全程追蹤,并且在這方面,華圖信息擁有多年豐富的經驗。每一個檔案箱、每一份文件、每一盒磁帶都會在派送前經過掃描導入追蹤系統。待派送至客戶手中時,我們的派送人員會在現場遞交派送文件的清單給客戶,用專業完善的制度讓客戶安心。
      車輛
      華圖信息公司擁有屬于自己的專業檔案提取遞送隊伍,不使用第三方運輸來派送或提取客戶的檔案。華圖信息精心地維護自己的車輛,使服務車輛隨時保持良好的狀態。
      派送工作人員
      所有派送人員都是經過專業培訓的華圖信息檔案部工作人員,持有上崗工作證。我們的工作人員不但專業,而且認真負責并樂于為客戶服務。
      查檔調檔服務
      免費現場查檔
      預約派送調檔同城2小時響應機制。
      預約加急派送調檔同城1小時響應機制。
      二、集中托管外包的好處
      1、節約土地租金開支
      市區的寫字樓租金為2元/平方/天,寫字樓標準承重200公斤/㎡,每1平方米可以存放8個標準檔案箱。
      檔案館標準承重1000公斤/㎡,每1平方可以存放64個標準檔案箱。同樣數量的檔案,檔案外包可以為客戶節省60%以上的租金成本。
      2、更優的存儲環境
      不夠完善的檔案存儲條件和管理方式會使需要長期保存的文件出現損壞、丟失、發霉、褪色等各類問題。標準檔案館使用先進的檔案庫房綜合管理系統和一流的設施設備、溫濕控制系統,使檔案庫房內的資料得以妥善、安全、長久的存儲。
      3、提高生產力
      外包服務能使企業員工大大減少處理瑣事的時間,更加專注于企業的核心業務拓展,提供工作效率。
      4、節約人力和物力
      檔案外包能為客戶減少不必要的人力、培訓,無需為越來越趨于飽和的辦公空間煩惱,也無需在添置檔案柜和維護設備,大大降低了管理成本。
      5、提高信息保密性
      大部門的商業間諜活動都來自企業內部,將敏感信息外包存放可有效地將他們與高危地帶隔離。
      6、改善辦公環境
      將檔案轉移到一個專業的檔案管理中心,意味著可以最大限度地利用企業的辦公空間,提升企業形象,為員工提供更寬敞、更好的工作環境。
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